Das Managementsystem verkörpert das reale Unternehmen

Es wird nicht ein QM-System geschaffen, das nur der QM-Verantwortliche kennt, das den Mitarbeitern einmal auf einer Informationsveranstaltung beschrieben wird und sonst im Ordner im Regal oder als nicht benutzter Button im Intranet isoliert bleibt. Die realen Abläufe des Unternehmens werden im Rahmen des Managementsystems und mit seinen Werkzeugen vollzogen.

Das Managementsystem dient der Unternehmensleitung zur Steuerung

Das Managementsystem bietet der Unternehmensleitung wesentliche Elemente der Unternehmenssteuerung (Ziele, Kenngrößen, Reviews), deren Sinn nicht ist, der Norm wegen eingesetzt zu werden, sondern die erfolgreich zur Verfolgung der strategischen Absichten der Unternehmensleitung eingesetzt werden sollten. Erfolgt dies nicht, bleibt eine wesentliche Chance für den Unternehmenserfolg ungenutzt.

Interne Audits und Managementreview sind elementare Bestandteile des Systems

Das Managementsystem besteht nicht allein aus der Dokumentation im Handbuch, Anweisungen und Aufzeichnungen, so sehr diese auch für den korrekten Ablauf der Prozesse notwendig sind. Erst durch konsequente Nutzung der Überprüfungsinstrumente Audit und Review mit den anschließend eingeleiteten Verbesserungsmaßnahmen wird das System zu einem erfolgreichen Instrument der Unternehmenssteuerung.

Ohne emotionale Beteiligung der Beschäftigten ist das System wirkungslos

Beim Aufbau eines Managementsystems wird häufig nur die Systemkomponente betrachtet, allenfalls werden noch technische Aspekte berücksichtigt. Der Faktor „Mensch“ mit seinen persönlichen Einstellungen spielt aber bei der erfolgreichen Umsetzung eines solchen Managementsystems eine entscheidende Rolle. Nur wenn die MitarbeiterInnen „mitgenommen“ werden, lohnt sich die Investition.

Die Managementsystem-Dokumente gebrauchen die Sprache des Unternehmens

Es geht nicht darum, die Forderungen der Norm durch Gebrauch der dort verwendeten Begriffe in Handbuch-Kapiteln oder Verfahrensanweisungen formal umzusetzen, sondern darum, die Unternehmensprozesse ziel- und kundenorientiert (und damit normkonform) ablaufen zu lassen und sie korrekt und verständlich zu beschreiben.
Damit ist das Managementsystem dem realen Leben des Unternehmens näher, als wenn in der QM-Dokumentation nur die Normsprache gewählt wird. Dennoch müssen auch dabei die gewählten Begriffe eindeutig und unmissverständlich sein.

Die Managementsystem-Dokumente orientieren sich an ihrem späteren Gebrauch

Es ist klar zu unterscheiden, ob ein Dokument der Beschreibung einer Aufbau- oder Ablauforganisation dient oder als Mittel zur korrekten Steuerung eines Ablaufs. Diese Zuordnung richtet sich danach, ob der Einsatz bei der täglichen Arbeit erfolgt (z. B. eine Checkliste), oder ob der Ablauf (z.B. nach ausreichender Einweisung) ohne Rückversicherung über das Dokument erfolgen kann. Es wird also unterschieden in Dokumente, die nicht täglich eingesehen werden müssen und solche, die im Alltag routinemäßig eingesetzt werden.

Formblätter / Formulare dienen dem Anwender als Hilfe

Mit diesen Mitteln wird ein Prozess oder Teilschritt dokumentiert, wenn dies erforderlich ist. Dabei ist der Umfang der notwendigen Eintragungen auf das notwendige Maß zu beschränken! Der Anwender generiert damit eine Aufzeichnung, die zur Dokumentation aufzubewahren ist. Die Formulare müssen so in den Ablauf integriert sein, dass ihre Nutzung hilfreich ist und nicht als zusätzliche Arbeit gesehen werden muss.

Dr. Jens Dreyer, 01.01.2021